Cara Membuat Laporan di SmartSheet

Mungkin salah satu fitur terbaik yang ditawarkan Smartsheet adalah membuat laporan proyek. Mengizinkan manajer proyek untuk bekerja dengan data dari lembar yang berbeda dalam satu tampilan dapat menghemat waktu secara nyata. Namun, proses ini mungkin tampak menantang bagi mereka yang belum pernah membuat laporan atau baru mulai menggunakan Smartsheet. Jika Anda termasuk salah satu dari dua kategori tersebut, Anda telah datang ke tempat yang tepat.

Cara Membuat Laporan di SmartSheet

Dalam panduan langkah demi langkah ini, kami akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat laporan di Smartsheet. Anda akan mengetahui apa saja jenis laporan yang berbeda dan cara mengonfigurasi masing-masing.

Bagaimana Cara Membuat Laporan di Smartsheet di PC?

Setiap manajer proyek yang sukses perlu tahu bagaimana melakukan banyak tugas secara efisien. Mengikuti tugas yang sedang berlangsung, penjualan mingguan, atau proyek lain dapat menjadi hal yang menakutkan tanpa laporan yang tepat waktu untuk setiap aktivitas ini. Laporan sangat berguna untuk menjawab pertanyaan bisnis inti dan mengelola serta melacak alur kerja.

Anda dapat mengedit, meringkas, atau mengurutkan semua data dalam laporan. Setelah Anda berhasil membuatnya, Anda dapat mengirim, membagikan, atau mempublikasikannya dengan kolega atau pemangku kepentingan Anda.

Anda dapat membuat dua tipe laporan dasar di aplikasi browser desktop Smartsheet: Laporan Ringkasan Baris dan Lembar.

Laporan Baris langsung mengumpulkan data baris dari lembar yang berbeda. Berkat laporan ini, Anda bisa mendapatkan ikhtisar tentang semua tugas yang belum selesai, pembayaran yang tidak berhasil, atau info lainnya yang ditumpuk dalam baris.

Laporan Ringkasan Lembar menampilkan informasi bidang ringkasan di seluruh lembar yang berbeda. Ini adalah alat yang sangat baik untuk mendapatkan gambaran rinci dari proyek yang berbeda.

Anda dapat membuat Laporan Baris dan Ringkasan di Pembuat Laporan di dalam aplikasi browser desktop Smartsheet. Proses ini melibatkan beberapa langkah, tetapi itu akan menjadi sepotong kue bagi mereka yang mengikuti instruksi di bawah ini dengan hati-hati:

Laporan Baris

Langkah 1: Membuat Laporan Baris

  1. Masuk ke akun browser Smartsheet Anda di desktop.

  2. Arahkan ke tanda Menu di sudut kiri atas jendela.

  3. Klik tanda plus untuk masuk ke Solution Center.

  4. Klik "Buat" di bilah sisi kiri.
  5. Pilih "Laporkan" dari opsi yang ditampilkan.

  6. Jendela prompt akan menampilkan meminta Anda untuk memberi nama laporan dan memilih jenis laporan.

  7. Pilih "Laporan baris" dan klik "OK."

Anda sekarang harus mengonfigurasi laporan agar dapat menggunakannya.

Langkah 2: Mengonfigurasi Laporan Baris

Gunakan tab di bilah alat atas untuk mengonfigurasi laporan Baris. Anda dapat mengonfigurasi hal berikut: Lembar Sumber, Kolom untuk Ditampilkan, Kriteria Filter, Grup, Ringkas, Urutkan. Misalnya, di tab Kriteria Filter, Anda dapat memilih ketentuan untuk ditampilkan di laporan Anda. Anda dapat memfilter menurut komentar, departemen, deskripsi, ditugaskan ke, dan banyak lagi.

Langkah 3: Mengurutkan Hasil Laporan Baris

Bagian penting dalam membuat laporan baris adalah mengurutkan hasil berdasarkan bidang:

  1. Klik pada bagian "Urutkan" di menu bilah alat.

  2. Pilih bidang yang digunakan untuk mengurutkan laporan.

  3. Pilih “Sort Descending” atau “Sort Ascending” tentang bagaimana Anda ingin mengurutkan hasil.

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak kriteria penyortiran, klik opsi "Urutkan menurut kolom lain". Anda dapat mengurutkan hasil laporan tidak lebih dari tiga bidang.

Bagaimana Cara Membuat Laporan di Aplikasi iPhone Smartsheet?

Aplikasi iPhone Smartsheet memungkinkan Anda mengakses dan mengedit informasi di semua lembar dan laporan yang tersedia. Ini bisa menjadi penyelamat nyata saat Anda keluar tanpa komputer, dan Anda mendapatkan tugas konfigurasi data dadakan yang perlu segera dilakukan.

Namun, aplikasi seluler Smartsheet tidak mengizinkan pengguna membuat laporan baru. Seperti yang direkomendasikan di situs web mereka, sebaiknya gunakan aplikasi dengan laporan atau lembar yang disiapkan sebelumnya. Anda harus menggunakan versi desktop untuk menyiapkan laporan atau membuat otomatisasi, menerapkan rumus, dan perubahan administratif lainnya. Anda dapat membuat perubahan pada kolom di ponsel Anda jika Anda adalah Admin atau Pemilik sheet.

Bagaimana Cara Membuat Laporan di Aplikasi Android Smartsheet?

Memiliki akses ke laporan Smartsheet di perangkat Android Anda bisa sangat nyaman, terutama saat komputer Anda berada di luar jangkauan. Sayangnya, aplikasi Android Smartsheet masih tidak mendukung pembuatan laporan baru.

Anda dapat mengakses semua laporan di ruang kerja Anda kapan saja menggunakan perangkat Android Anda. Anda juga dapat mengedit kolom jika Anda adalah Pemilik atau Administrator laporan. Membuat laporan baru, lembar atau bekerja dengan perubahan administratif paling baik dilakukan pada versi desktop Smartsheet.

Bagaimana Membuat Laporan Ringkasan di Smartsheet?

Membuat laporan ringkasan memungkinkan tim mengumpulkan bidang ringkasan tertentu dari lembar berbeda di satu tempat. Melakukannya memungkinkan setiap orang untuk melihat informasi dan data penting dalam tampilan tingkat portofolio. Anda kemudian dapat dengan mudah menggabungkan data ke dalam grup, meringkas informasi dengan menerapkan fungsi, dan banyak lagi.

Inilah yang harus Anda ketahui sebelum membuat laporan ringkasan di Smartsheet:

  • Bidang ringkasan di semua lembar yang Anda rencanakan harus diberi nama secara konsisten. Aplikasi akan mengecualikan informasi untuk ringkasan tertentu jika ada sedikit perbedaan dalam spasi atau ejaan.
  • Gunakan jenis bidang yang sama untuk semua ringkasan yang mengumpulkan data yang sama. Anda ingin semua kolom memiliki format mata uang jika Anda menggabungkan informasi uang, misalnya. Ini akan membantu menghindari kolom laporan duplikat. Jika beberapa bidang hanyalah angka, dan yang lainnya adalah mata uang, Anda akan mendapatkan dua kolom – satu untuk setiap jenis bidang.

Berikut cara membuat laporan ringkasan di Smartsheet:

  1. Luncurkan aplikasi Smartsheet di browser desktop Anda.
  2. Buka Menu Bar di sudut kanan atas. Ini adalah menu dengan tiga garis horizontal.

  3. Pilih “Pusat Solusi”, yang ditampilkan sebagai tanda plus.

  4. Klik tombol "Laporkan".

  5. Anda akan melihat permintaan yang meminta Anda untuk memberi nama laporan dan memilih jenis laporan.

  6. Pilih opsi "Laporan Ringkasan Lembar".

  7. Tekan "Oke."
  8. (Opsional, dapat dilakukan nanti) Di bagian “Source Sheets”, pilih lembar sumber yang bidang ringkasan lembarnya ingin Anda sertakan.

  9. (Opsional, dapat dilakukan nanti) Di bawah “Fields to Display”, tentukan kolom yang akan ditampilkan. Ini adalah bidang ringkasan yang ingin Anda tambahkan.

Anda dapat menambahkan laporan ringkasan lembar langsung ke dasbor Anda dengan widget laporan. Anda juga dapat memvisualisasikan data laporan ke dalam bagan atau grafik dan memudahkan rekan kerja Anda untuk mengakses informasi tersebut.

Untuk membuat tampilan portofolio dari semua data yang disertakan, Anda perlu menentukan informasi apa yang akan ditarik ke dalam laporan ringkasan. Anda dapat melakukannya dengan menavigasi melalui pengaturan toolbar:

  • Lembar Sumber: Tentukan lembar dan ringkasan lembar mana yang akan disertakan dalam laporan.
  • Kolom untuk Ditampilkan: Pilih bidang ringkasan untuk disertakan dalam laporan.
  • Kriteria Filter: Tetapkan parameter untuk informasi yang ditampilkan dalam laporan.
  • Grup: Atur baris dengan mengelompokkan data serupa ke dalam klasifikasi logis.
  • Ringkas: Ekstrak informasi laporan inti.
  • Sortir: Pilih cara mengurutkan data ringkasan laporan.

Untuk menerapkan semua perubahan ini, klik "Simpan" di sudut kanan atas jendela aplikasi. Anda kemudian dapat melihat semua informasi yang memenuhi kriteria yang dipilih di atas.

Bagaimana Cara Membuat Laporan Status di Smartsheet?

Laporan status membantu meringkas kemajuan proyek secara keseluruhan, dan tujuan utamanya adalah untuk memberi tahu semua orang tentang perubahan yang sedang berlangsung dan potensi risiko atau hambatan. Untungnya, Smartsheet memiliki banyak sekali templat gratis yang dapat Anda gunakan untuk membuat laporan status terperinci. Anda dapat menemukannya di halaman ini.

Anda juga dapat membuat laporan status Anda sendiri dan hanya melihat template untuk mendapatkan inspirasi. Berikut adalah beberapa bagian dasar yang harus Anda sertakan dalam laporan status Anda:

  • Nama Proyek. Di sinilah Anda menulis nama proyek. Nama harus cukup jelas untuk semua pemangku kepentingan yang mungkin melihat laporan status.
  • Manajer proyek. Nama orang yang bertanggung jawab atas proyek.
  • Periode Proyek. Jangka waktu yang dicakup oleh proyek.
  • Tanggal penyelesaian. Anda harus menulis tanggal jatuh tempo proyek di sini. Jika tidak ada tanggal jatuh tempo yang pasti, Anda dapat menulis perkiraannya.
  • Anggaran. Apa status anggaran proyek Anda? Di sinilah Anda masuk apakah itu tepat sasaran atau tidak.
  • Jadwal. Di sinilah Anda menuliskan status jadwal proyek Anda. Apakah ada penghalang jalan, atau apakah semuanya berjalan sesuai rencana sejauh ini?
  • Kualitas. Di sini Anda dapat memasukkan apakah proyek tersebut berhasil atau condong ke arah risiko.
  • Cakupan. Tuliskan ruang lingkup proyek dan apakah yang awal terlalu besar atau kecil.
  • Risiko. Tulis tentang semua risiko yang dihadapi proyek Anda. Apa status mereka sekarang?
  • Penghalang jalan. Sebutkan hambatan lain yang mungkin mengganggu proyek Anda.

Bagian ini akan lebih dari cukup untuk membuat laporan yang jelas yang melacak semua tahap keberhasilan proyek.

Membuat Laporan di Smartsheet

Membuat laporan untuk melacak kemajuan proyek sangat penting untuk memastikan alur kerja yang terperinci, ringkas, dan menghemat waktu. Dengan menggabungkan data dari beberapa lembar ke dalam satu tampilan portofolio, Anda dapat dengan mudah berbagi informasi penting dengan pemangku kepentingan. Dengan Smartsheet, Anda dapat melakukan hal itu. Semoga setelah membaca panduan kami, Anda dapat membuat laporan di Smartsheet sendiri.

Jenis laporan mana yang menurut Anda sangat berguna untuk manajemen proyek? Bagikan pemikiran dan pengalaman Anda di bagian komentar di bawah.

Tulisan Terbaru

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found