Gambar 1 dari 9
Ketika datang untuk menghancurkan dokumen sehari-hari, jarang ada banyak kebutuhan untuk menjelajah di luar tab Beranda Word. Namun terselip di dalam antarmuka, ada banyak alat tambahan yang menunggu untuk ditemukan. Fitur-fitur ini tidak benar-benar “rahasia”, tetapi banyak pengguna tidak pernah menemukannya – dan mereka dapat menghemat banyak waktu dan tenaga Anda.
Di bawah ini kami menguraikan 20 fitur teratas kami yang mudah diabaikan di Word. Banyak dari mereka telah ada di Word selama satu dekade atau lebih dan dapat ditemukan di menu Word XP dan Word 2003, tetapi kami akan fokus pada antarmuka pita dari Word 2007 dan di atasnya, yang, bagaimanapun, diciptakan untuk membantu pengguna menemukan fitur perangkat lunak yang lebih esoteris.
1. Pilih Pemformatan Serupa
Di dunia yang ideal, setiap elemen dalam dokumen Anda akan memiliki gaya yang ditetapkan padanya. Tetapi jika Anda mengandalkan pemformatan lokal, masih mudah untuk membuat perubahan global. Bagian Pengeditan, di ujung kanan tab Beranda, menyertakan opsi praktis untuk "Pilih semua teks dengan format serupa". Ini memungkinkan Anda dengan mudah menyorot semua judul ad hoc, teks, dan sebagainya sekaligus dan mengubah tampilannya dalam satu gerakan – atau menerapkan gaya untuk pengelolaan yang lebih mudah di masa mendatang.
2. Panel Papan Klip
Panel clipboard menawarkan cara mudah untuk menyimpan lebih dari satu elemen di clipboard Anda sekaligus. Klik ikon pop-out kecil di bagian Clipboard pada tab Home untuk membukanya. Hingga 24 operasi potong dan salin baru-baru ini diingat, dan Anda dapat mengklik salah satunya untuk menempelkannya di titik penyisipan. Dropdown Opsi di bagian bawah memungkinkan Anda mengontrol kapan panel Clipboard muncul; salah satu opsinya adalah membuatnya muncul saat Anda menekan Ctrl+C dua kali.
3. Terjemahkan
Ulasan Kata | Fungsi Terjemahkan mengirimkan teks dokumen Anda ke halaman web Microsoft Translator dan menampilkan terjemahan di jendela browser. Di Word 2010 dan 2013, Anda juga dapat mengaktifkan Tinjau | Terjemahkan | Penerjemah Mini, yang menyajikan tooltip berbayang saat Anda mengarahkan kursor ke bagian teks yang dipilih; pindahkan penunjuk Anda ke sana untuk melihat terjemahan pop-up dalam bahasa yang Anda pilih. Ada lusinan bahasa untuk dipilih: jelajahi dengan memilih Pilih Bahasa Terjemahan dari tarik-turun Terjemahan.
4. Kerning
Perangkat lunak desktop publishing profesional mendukung kerning – penyesuaian selektif jarak antar karakter untuk membuat teks lebih estetis. Word tidak melakukan ini secara default, tetapi dapat diaktifkan dengan mengklik ikon pop-out di bagian Font pada tab Beranda dan mencentang kotak berlabel "Kerning untuk font"; masukkan ukuran titik minimum di kotak di sebelah kanan. Namun, jika Anda menggunakan kerning pada font kecil, huruf-huruf tersebut dapat tampak berjalan bersamaan, yang mengurangi keterbacaan.
Untuk akses yang lebih mudah, gunakan pintasan keyboard CTRL+D, atau CMD+D di Mac. Pintasan ini akan membawa Anda langsung ke layar Font terlepas dari versi mana yang Anda gunakan. Mereka yang menjalankan Word 2007 atau sebelumnya perlu memeriksa opsi Character Spacing. Jika Anda menjalankan versi yang lebih baru, pilih tab 'Lanjutan' di bagian atas jendela pop-up seperti yang ditunjukkan di atas.
5. Sisipkan Bagan
Jika Anda ingin menyertakan bagan Excel dalam dokumen Anda, Anda tidak perlu meninggalkan Word. Memilih Sisipkan | Bagan di Word akan membuka tampilan Excel mini, di mana Anda dapat mengedit atau mengimpor data Anda. Tutup saja jendela Excel setelah Anda selesai – itu akan disajikan dalam bentuk bagan di dalam Word. Di bagian atas jendela Word, tab Alat Bagan memberi Anda kendali penuh atas desain dan tampilan bagan Anda, jadi tidak perlu meluncurkan Excel secara manual.
6. SmartArt
SmartArt membantu Anda mengilustrasikan proses dan hubungan melalui hampir 200 tata letak pra-desain untuk organisasi piramida, siklus, hierarki, matriks, dan banyak lagi. Untuk menggunakannya di Word, cukup klik Sisipkan | SmartArt dan pilih template. Kemudian ketikkan label Anda ke panel mengambang yang muncul dan seret gagangnya untuk mengubah ukuran SmartArt. Jika Anda ingin itu melayang di atas dokumen Anda, Anda dapat melakukannya dengan mudah dengan membuat kotak teks (melalui Sisipkan | Kotak Teks) dan meletakkan SmartArt Anda di dalamnya.
7. Sisipkan Tangkapan Layar
Jika Anda sedang menulis tutorial – atau Anda hanya ingin cara mudah untuk memasukkan gambar dari program lain ke dalam dokumen Anda – Anda dapat mengambil area desktop Windows dengan memilih Sisipkan | Tangkapan layar; menu tarik-turun memungkinkan Anda langsung mengimpor jendela apa pun yang terbuka sebagai gambar. Atau, Anda dapat memilih opsi Kliping Layar untuk menyeret persegi panjang dengan mouse dan menangkap area layar yang disesuaikan.
8. Masukkan Bagian Cepat
Bisnis sering kali perlu membuat surat dan dokumen yang berisi elemen atau paragraf standar, seperti alamat. Fitur AutoText Word dapat membantu. Pilih bagian teks, lalu pilih Sisipkan | Bagian Cepat | TeksOtomatis | Simpan Pilihan Ke Galeri TeksOtomatis. Anda sekarang dapat memasukkan kembali teks itu ke dalam dokumen apa pun dengan memilihnya dari Sisipkan | Bagian Cepat | menu AutoTeks. Anda juga dapat mengatur Bagian Cepat untuk elemen seperti nama perusahaan dan alamat email Anda, dan di Pengatur Blok Penyusun Anda juga dapat mengatur templat dan objek akses cepat.
Ingatlah bahwa opsi ini tidak tersedia untuk pengguna Mac pada saat penulisan.
9. Tanda hubung
Membiarkan kata aneh tumpah di dua baris dapat meningkatkan tampilan dokumen Anda. Ini dapat menjaga margin kanan Anda agar tidak terlalu kasar atau, dalam teks yang sepenuhnya dibenarkan, dapat mencegah "pulau" besar ruang putih muncul di antara setiap kata. Word dapat secara otomatis memberi tanda hubung pada kata sesuai kebutuhan, tetapi fitur ini dinonaktifkan secara default: untuk mengaktifkannya, buka tab Page Layout dan pilih Hyphenation | Otomatis.
10. Nomor baris
Jika Anda mengacu pada kode, dokumen hukum, atau bahkan puisi, Anda mungkin ingin memberi nomor pada baris Anda untuk referensi yang mudah. Alat daftar bernomor Word menerapkan pengaturan indentasi yang mungkin tidak Anda inginkan: pilih Tata Letak Halaman | Nomor Baris sebagai gantinya dan Word akan menerapkan penomoran rapi di margin dokumen. Secara default, penomoran baris diterapkan ke seluruh dokumen, tetapi Anda dapat membuatnya melewati teks yang dipilih dengan memilih Nomor Baris | "Tekan untuk paragraf saat ini".
11. Tanda Tangan Digital
Tidak selalu jelas apakah dokumen digital adalah dokumen asli yang autentik. Untuk menandatangani dokumen dengan kunci enkripsi pribadi, buka tab File (atau orb di Word 2007), pilih Protect Document, dan pilih “Add a digital signature”; Anda akan diminta untuk menyimpan dokumen sebelum tanda tangan Anda ditambahkan. Tanda tangan akan otomatis batal jika dokumen diubah, sehingga keberadaannya menjadi jaminan keaslian. Jika Anda ingin mengundang orang lain untuk menandatangani dokumen, buka tab Sisipkan dan, di dalam bagian Teks, pilih Garis Tanda Tangan.
12. Tanda Air
Saat Anda mengedarkan draf dokumen atau berbagi sesuatu yang bersifat pribadi dengan rekan kerja, akan sangat berguna jika Anda dapat memberi tanda air pada halaman sehingga Anda dapat melihat sekilas jenis dokumen itu. Dropdown Watermark, di bawah tab Page Layout, memungkinkan Anda menambahkan watermark abu-abu besar bertuliskan "DRAFT", "RAHASIA" atau "URGENT" dalam dua klik. Pilih Tanda Air Khusus untuk menempatkan teks atau gambar Anda sendiri.
Pengguna Mac harus menggunakan tab 'Sisipkan' di bagian atas layar komputer mereka untuk mengakses opsi Tanda Air.
13. Kutipan
Untuk karya akademis, Word juga dapat membantu Anda mengelola kutipan Anda. Pada tab Referensi, Anda akan menemukan tombol untuk Mengelola Sumber; di sini, Anda dapat memasukkan detail setiap karya yang Anda rujuk, lalu menyisipkan referensi ke dalamnya dengan mengeklik tarik-turun Sisipkan Kutipan. Anda dapat memilih format kutipan dari 14 gaya yang dikenali, termasuk standar APA dan MLA, dan pada akhirnya, Anda dapat menghasilkan bibliografi dengan satu klik.
14. Makro
Antarmuka skrip Office canggih, untuk sedikitnya, tetapi jika Anda ingin mengotomatiskan tugas yang sederhana dan berulang, tidak perlu mengetikkan satu baris kode pun. Pada tab Lihat, klik tarik-turun Makro dan pilih Rekam Makro. Pada dialog yang terbuka, pilih tombol atau pintasan keyboard (ingat untuk mengklik Tetapkan untuk mengonfirmasi pilihan Anda); kemudian lakukan tugas yang ingin Anda otomatisasi. Setelah selesai, kembali ke dropdown dan pilih Stop Recording. Sekarang menekan tombol atau kombinasi tombol yang Anda pilih kapan saja akan mengulangi operasi yang Anda rekam.
15. Tampilan Garis Besar
Jika Anda menggunakan Word untuk proyek besar, seperti disertasi perguruan tinggi atau novel, membagi dokumen menjadi beberapa bagian dan subbagian dapat membantu. Pergi ke Lihat | Garis besar untuk mengakses tampilan hierarkis yang memungkinkan Anda menandai judul dan menciutkan teks isi di bawahnya; ini memberi Anda gambaran umum yang jelas tentang dokumen Anda, yang dapat dengan mudah diatur ulang dengan memindahkan bagian. Anda juga dapat mengumpulkan beberapa dokumen ke dalam satu proyek induk: klik Perlihatkan Dokumen di bagian Dokumen Induk pada tab Kerangka untuk mengimpor atau membuat subdokumen.
16. Warna Halaman
Jika Anda ingin dokumen Anda menonjol, Anda dapat menggunakan Tata Letak Halaman | Dropdown Warna Halaman untuk menerapkan pencucian latar belakang; pilih Fill Effects dan Anda dapat menambahkan pola dan tekstur. Isi dan pola secara otomatis diterapkan ke semua halaman dokumen Anda. Selain itu, meskipun Anda dapat melihatnya di layar, itu tidak dicetak, sehingga tidak akan mengganggu keterbacaan salinan cetak Anda.
Beberapa pengguna mungkin menemukan pilihan Warna Halaman di bawah tab 'Desain' tergantung pada versi Microsoft Word dan sistem yang Anda gunakan.
17. Sisipkan Indeks
Fitur berguna ketiga untuk pekerjaan yang lebih lama adalah kemampuan untuk menghasilkan indeks secara otomatis. Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus terlebih dahulu menandai referensi Anda dalam teks dengan memilih kata atau frasa yang relevan, lalu mengklik Referensi | Sisipkan Indeks. Ketika Anda telah menandai semua kata utama Anda, klik Sisipkan Indeks untuk membuat indeks. Ini akan berisi referensi ke instance yang telah Anda tandai, dan tautan yang memperbarui sendiri ke nomor halaman tempat kemunculannya.
18. Gabungkan dan Bandingkan Dokumen
Word dapat secara otomatis membandingkan atau menggabungkan dua dokumen: Anda akan menemukan alat di bawah Tinjau | Membandingkan. Jika Anda lebih suka melakukan pekerjaan itu sendiri, klik Lihat | Lihat Berdampingan; ini akan secara otomatis memposisikan dokumen Anda di samping satu sama lain pada faktor zoom yang identik, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat bolak-balik di antara mereka. Jika Anda mengklik tombol Synchronous Scrolling, mereka bahkan akan menggulir ke atas dan ke bawah dalam langkah kunci saat Anda menggerakkan kursor atau menyeret bilah gulir.
19. Pemeriksa Dokumen
Petugas pers dan pegawai negeri sipil telah mendaratkan diri mereka di air panas di masa lalu karena mendistribusikan dokumen dengan informasi sensitif yang tertanam dalam metadata mereka, atau yang dapat dipulihkan melalui opsi Lacak Perubahan Word. Jangan membuat kesalahan yang sama: di bagian Info di bawah tab File (atau Orb di Office 2007), Anda akan menemukan pilihan opsi di bawah dropdown "Siapkan untuk berbagi" yang memungkinkan Anda memeriksa informasi tersembunyi (dan konfirmasi kompatibilitas dengan edisi Word lainnya).
20. Sesuaikan pita
Antarmuka pita dirancang agar lebih stabil daripada antarmuka Office 2003 yang sangat dapat disesuaikan. Namun, jika Anda memilih File | Opsi | Kustomisasi Pita, Anda dapat menambahkan fungsi baru ke dalamnya, dan menghapus yang tidak ingin Anda lihat. Anda dapat menambahkan fitur yang biasanya tidak terekspos sama sekali – ada pilihan “Perintah yang tidak ada di pita” yang bermanfaat – dan bahkan membuat tab Anda sendiri. Jika itu terlalu rumit, Anda dapat menyesuaikan toolbar Quick Access yang muncul di bagian atas layar dengan menggunakan panah dropdown kecil di ujung kanannya.
